1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das im Impressum angeführte Unternehmen.
Die vollständige Anschrift ist im Impressum angegeben.
Kontakt-E-Mail siehe Impressum
2. Welche Daten verarbeitet CaDesk?
CaDesk verarbeitet insbesondere Registrierungs- und Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Kundendaten, Angebote, Rechnungen, Abonnement- und Zahlungsstatus sowie die für den Betrieb des Accounts erforderlichen technischen Sitzungsdaten.
Bei der Registrierung werden außerdem die Versionen und Zeitpunkte der akzeptierten AGB, der bestätigten Datenschutzerklärung und der Unternehmerbestätigung protokolliert.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden zur Bereitstellung des SaaS-Dienstes, zur Durchführung und Verwaltung des Nutzungsverhältnisses, zur Abrechnung, zur Sicherheit der Anwendung sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet. Je nach Verarbeitung beruhen diese Verarbeitungen insbesondere auf Vertragserfüllung, gesetzlichen Verpflichtungen oder berechtigten Interessen.
4. Eingesetzte Dienste und Auftragsverarbeiter
- Floot: Hosting und technische Infrastruktur der Anwendung.
- PostgreSQL / Floot Database: Speicherung der Anwendungsdaten in der von Floot bereitgestellten Datenbank-Infrastruktur.
- Stripe: Abwicklung von Abonnements und Zahlungen. Für den Zahlungsprozess können Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Steuer-/UID-Daten, Zahlungsstatus und erforderliche Transaktionsdaten an Stripe übertragen werden.
- OpenAI: CaDesk verwendet OpenAI für die ausdrücklich aufgerufene KI-Funktion. Hierfür eingegebene Inhalte können an OpenAI zur Verarbeitung übertragen werden.
- Floot (E-Mail-Versand): Transaktions-E-Mails aus CaDesk (z. B. Willkommens-E-Mail, Erinnerungen zu ablaufenden Angeboten, automatisch erstellte Serienrechnungen, Mahnungen) werden über die E-Mail-Infrastruktur von Floot versendet.
- Floot Storage: Speicherung hochgeladener Unternehmenslogos bzw. anderer für CaDesk benötigter Dateien.
- Google Analytics (GA4): Auf der öffentlichen Website (nicht im eingeloggten App-Bereich) wird Google Analytics zur Reichweitenmessung eingesetzt. Hierbei können Nutzungsdaten (u. a. besuchte Seiten, Gerät, ungefährer Standort) an Google LLC bzw. Google Ireland Limited übertragen und dort verarbeitet werden.
Im eingeloggten App-Bereich setzt CaDesk keine Analytics-, Marketing- oder Werbe-Tracking-Dienste ein.
Datenübermittlung in Drittländer: Einzelne der oben genannten Anbieter (insbesondere OpenAI sowie mit Google und Stripe verbundene Unternehmen) haben ihren Sitz bzw. Mutterunternehmen in den USA. Soweit dabei personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, soweit kein Angemessenheitsbeschluss besteht.
5. KI-Funktion
Die KI-Funktion ist optional. Bei ihrer Nutzung können die hierfür eingegebenen Inhalte an den eingesetzten externen KI-Anbieter übermittelt werden. Nutzer sollten keine Daten in die KI-Funktion eingeben, deren Weitergabe an einen externen KI-Dienst nicht zulässig ist.
6. Cookies und ähnliche Technologien
CaDesk verwendet technisch erforderliche Session-Mechanismen für die Anmeldung. Auf der öffentlichen Website wird zusätzlich Google Analytics eingesetzt, das nicht unbedingt erforderliche Cookies bzw. vergleichbare Technologien nutzt. Der Einsatz erfolgt nur mit vorheriger Einwilligung der Besucherinnen und Besucher über den entsprechenden Consent-Hinweis.
7. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten bestehen. Gesetzlich aufzubewahrende Geschäfts- und Rechnungsunterlagen können auch nach einer Kontolöschung weiterhin gespeichert werden.
8. Ihre Rechte
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Anfragen können an den im Impressum angegebenen Kontakt gerichtet werden.
9. Kontolöschung und Datenexport
CaDesk stellt Funktionen für Datenexport und Kontolöschung bereit. Bei einer Löschung werden operative Account-Daten entfernt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen. Daten, die aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden müssen, können für die gesetzlich erforderliche Dauer erhalten bleiben.
10. Verarbeitung von Kundendaten der Nutzer
Nutzer von CaDesk geben im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten ihrer eigenen Kunden (z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse) in die Anwendung ein, etwa zur Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen oder Gutschriften. Insoweit ist der jeweilige Nutzer als datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Daten seiner Kunden anzusehen; CaDesk stellt hierfür die technische Infrastruktur bereit.
Die Einzelheiten dieser Auftragsverarbeitung werden in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO geregelt. Die aktuelle Version, Unterauftragsverarbeiter und technische und organisatorische Maßnahmen sind dort zusammengefasst.
11. Datenschutzkontakt
Siehe Impressum
12. Aktualisierung
Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die eingesetzten Dienste, Verarbeitungen oder gesetzlichen Anforderungen ändern. Die aktuelle AVV-Version wird auf der AVV-Seite veröffentlicht.